Personvern­erklæring

Sist revidert 11.03.2022

1. Vår personvernerklæring

Harris behandler personopplysninger om deg når vi utfører oppdrag og tjenester for deg, når du besøker våre nettsider, eller på annen måte kommer i kontakt med oss.

Vi behandler dine personopplysninger for å kunne løse oppdrag og levere andre avtalte tjenester. Dersom du samtykker til det, kan vi også behandle dine personopplysninger til andre formål.

Vi er opptatt av at du skal føle deg trygg på at dine personopplysninger blir behandlet på en forsvarlig måte. Denne personvernerklæringen forteller deg hvordan vi samler inn personopplysninger og hva vi bruker dem til. Den inneholder også informasjon om hvordan vi sikrer personopplysningene, hvem vi deler dem med og dine rettigheter.

2. Hva er en personopplysning?

En personopplysning er enhver opplysning som kan knyttes til en enkeltperson, direkte eller indirekte, som for eksempel navn, postadresse, e-postadresse, IP-adresse og mobilnummer.

3. Hvem er behandlingsansvarlig?

Harris Advokatfirma AS (e-post: post@harris.no, tlf: 55 30 27 00, adresse: postboks 4115 Sandviken 5835 Bergen) ved Managing Partner Olav Pedersen, er behandlingsansvarlig for de personopplysninger vi behandler i forbindelse med utførelse av våre oppdrag og tjenester, bruk av våre nettsider, eller når du kommer i kontakt med oss på annen måte.

4. Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

I det følgende gir vi en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

4.1. Etablering av klientforhold

Når vi kontaktes av en potensiell klient med forespørsel om vi kan ta på oss et oppdrag, vil vi først foreta en avklaring om hvorvidt oppdraget kan representere en interessekonflikt i relasjon til etablerte klientforhold og pågående saker.

Denne kontrollen tjener et legitimt formål og har rettslig grunnlag i personvernforordningen (heretter kalt GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatklienter omfatter som regel fullt navn og hva saken gjelder, og kan ved behov også omfatte vurdering av kredittverdighet. En tilsvarende konfliktsjekk vedrørende virksomhetsklienter innebærer vanligvis ikke behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Såfremt vi kan ta på oss oppdraget, registreres kontaktinformasjon som navn, adresse, e-post adresse og telefonnummer. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatklienter nødvendig for å kunne inngå og oppfylle avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. I forhold til virksomhetsklienter bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, og vil også være nødvendig for å inngå og oppfylle avtale med virksomheten, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

4.2. Sakshåndtering

Advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter som klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) vil være generelt behandlingsgrunnlag både for privatklienter og for virksomhetsklienter.

Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetsklienter kan i tillegg være forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende, eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.

4.3. Klientadministrasjon

Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. Vår utførelse av oppgaver i forbindelse med klientadministrasjon anses som en nødvendig del av oppfyllelse av vår avtaleforpliktelse overfor vedkommende, og er hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b både for virksomhetsklienter og for privatklienter. For virksomhetsklienter anses dette også hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).  I tillegg er det lovkrav som tilsier at vi er forpliktet til å behandle personopplysninger, f. eks. krav i regnskapslovgivningen. Denne type behandling er hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

4.4. Lagring og oppbevaring av saksdokumenter

Vi kan oppbevare saksdokumenter i inntil 20 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig, siden det i ettertid kan komme opp en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining,) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf personopplysningsloven § 11. Rutinen er i samsvar med Advokatforeningens veileder om advokatvirksomheters etterlevelse av GDPR, revidert 29. mars 2019. I tillegg er det lovkrav som tilsier at vi er forpliktet til å lagre personopplysninger en viss periode etter at saken er avsluttet, f. eks. krav i regnskapslovgivningen og hvitvaskingsloven. Slik lagring er hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

4.5. Fakturering

Kontaktopplysninger til ansatte eller andre fysiske personer  hos virksomhetsklienter benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten, dersom klienten ber om dette. For privatklienter benyttes personens private postadresse for utsendelse av faktura, såfremt ikke annet er avtalt. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) både for privatklienter og for virksomhetsklienter. I tillegg vil GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) også være behandlingsgrunnlag for virksomhetsklienter.

4.6. IT-drift og sikkerhet

Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelig for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf vår legitime interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslige forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c. I tillegg vil også GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) være generelt behandlingsgrunnlag både for privatklienter og for virksomhetsklienter

4.7. Markedsføring

Vi sender ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på klienter, og til andre som har samtykket til å få vårt nyhetsbrev. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hvert enkelt nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (avtale) og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) der vi har mottatt e-postadressen i forbindelse med et advokatoppdrag. Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven §15 (3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf markedsføringsloven §15 (1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a.

4.8. Bostyreroppdrag – konkurs

Harris Advokatfirma AS har advokater som påtar seg bostyreroppdrag innenfor konkurs. Vi påser at reglene for personvern blir overholdt. Bostyrer skiller mellom behandling av personopplysninger som skjer innenfor rammen av advokatfirmaets normale virksomhet og behandling som skjer innenfor rammen av boets virksomhet.
Innenfor boets virksomhet er boet ansvarlig for at behandlingen skjer i samsvar med gjeldende personvernlovgivning. Boet behandler opplysninger om selskapets ansatte, ledelse, kreditorer, debitorer, aksjonærer, garantister, kunder, leverandører, revisor, regnskapsfører, men det kan også være personopplysninger om andre av betydning for oppdraget som f. eks interessenter.
Vi behandler normalt opplysninger som navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon, registreringsnummer for kjøretøy, bankopplysninger, lønnsinformasjon, helseopplysninger og annen informasjon relevant for bobehandlingen.
Behandlingen skjer med hjemmel i lov og/eller fordi det er nødvendig for å forfølge en oppgave av allmenn interesse eller som ledd i den myndighetsutøvelsen som håndtering av konkurssaken kan omfatte, GDPR artikkel 6 nr.1 bokstav c og e. Behandling kan også være nødvendig for å oppfylle en avtale, for eksempel dersom boet selger aktiva, GDPR artikkel 6 nr.1 bokstav b. Vi vil i mange tilfeller også kunne behandle personopplysninger etter en interesseavveining (behandlingen er nødvendig for å forfølge en berettiget interesse og denne interessen veier tyngre enn hensynet til den registrerte) , jf. GDPR artikkel 6 nr.1 bokstav f.

4.9. Bostyreroppdrag – dødsboer og felleseiebo

Harris Advokatfirma AS har advokater som påtar seg bostyreroppdrag for offentlige dødsboer og felleseiebo. Vi påser at reglene for personvern blir overholdt. Bostyrer skiller mellom behandling av personopplysninger som skjer innenfor rammen av advokatfirmaets normale virksomhet og behandling som skjer innenfor rammen av boets virksomhet.
Innenfor boets virksomhet er boet ansvarlig for at behandlingen skjer i samsvar med gjeldende personvernlovgivning. Boet behandler normalt opplysninger om arvinger, stedfortredere og kreditorer, men det kan også være personopplysninger om andre av betydning for oppdraget som f. eks interessenter. Opplysninger om avdøde faller ikke inn under personopplysningslovens virkeområde, men boet vil tilstrebe at også disse opplysningene behandles som om personopplysningsloven kom til anvendelse.
Vi behandler normalt opplysninger som navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon, registreringsnummer for kjøretøy, eiendom, bilder, bankopplysninger, lønnsinformasjon, helseopplysninger og annen informasjon relevant for bobehandlingen.
Behandlingen skjer med hjemmel i lov og/eller fordi det er nødvendig for å forfølge en oppgave av allmenn interesse eller som ledd i den myndighetsutøvelsen som håndtering av dødsboet kan omfatte, jf. GDPR artikkel 6 nr.1 bokstav c og e. Behandling kan også være nødvendig for å oppfylle en avtale, for eksempel dersom boet selger aktiva, jf. GDPR artikkel 6 nr.1 bokstav b. Vi vil i mange tilfeller også kunne behandle personopplysninger etter en interesseavveining (behandlingen er nødvendig for å forfølge en berettiget interesse og denne interessen veier tyngre enn hensynet til den registrerte), GDPR artikkel 6 nr.1 bokstav f.

4.10. Din Juridiske Avdeling

Din Juridiske Avdeling (DJA) er en kostnadsfri tjeneste som er utviklet for små- og mellomstore bedrifter, slik nærmere angitt i vilkårene for DJA. For brukere som velger å benytte seg av DJA, vil vi få tilgang til opplysninger om kontaktpersoner hos brukeren eller andre enkeltpersoner hos brukeren. Brukeren vil oppgi sin epost og sitt navn til oss ved tilknytning til DJA. Personopplysninger kan også fremkomme av dokumenter eller andre opplysninger som brukeren velge å oversende eller dele med oss.
GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse) vil være behandlingsgrunnlag for bedrifter som benytter seg av tjenesten DJA. For brukere av DJA som velger å motta vårt nyhetsbrev, vil samtykke være behandlingsgrunnlag, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a.

4.11. Kontaktskjema og chattetjeneste på www.harris.no

Du kan komme i kontakt med oss ved å benytte kontaktskjemaet eller ved å benytte chattefunksjonen på våre nettsider. Vi må behandle dine personopplysninger slik som navn, e-post og telefonnummer for å kunne besvare henvendelser fra deg.
Ved bruk av vår chattetjeneste kan du velge å være anonym. Dersom du velger å oppgi din kontaktinformasjon i chatten eller i vårt kontaktskjema vil opplysningene bli lagret i 6 måneder.
Dersom henvendelsen resulterer i et advokatoppdrag, vil personopplysningene bli lagret iht. punkt 7 nedenfor. Dersom henvendelsen resulterer i tilknytning til Din Juridiske Avdeling, vil personopplysningene bli lagret i inntil 6 måneder etter at tilknytningen til Din Juridiske Avdeling er avsluttet.
GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse) vil være generelt behandlingsgrunnlag både for privatpersoner og bedrifter som benytter seg av chattetjenesten og kontaktskjemaet på våre nettsider.

4.12. Nettsiden Planogbygningsrett.no

Harris Advokatfirma AS drifter planogbygningsrett.no og er ansvarlig for personvernet tilhørende dette nettstedet.
På www.planogbygningsrett.no kan du melde deg som mottaker av nyhetsbrev. Ved å melde deg på nyhetsbrevet vil vi lagre ditt navn og e-postadresse . Formålet med behandlingen er å publisere/dele faglig innhold og sende invitasjon til relevante arrangementer tilknyttet fagområdet plan- og bygningsrett.
Det rettslige grunnlaget for lagring av ditt navn og e-postadresse for utsending av nyhetsbrev er markedsføringsloven § 15 (1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a.
Som mottaker av nyhetsbrevet kan du enkelt melde deg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hvert enkelt nyhetsbrev.

5. Hva bruker vi personopplysningene til?

Vi behandler personopplysninger ved håndtering og utførelse av våre klientoppdrag.  I tillegg benytter vi dem ved fakturering og ved annen administrering av klientforholdet. Vi behandler også personopplysninger i jobbsøknadsprosesser, og til utsendelse av nyhetsbrev eller annet markedsføringsmateriell. De opplysninger vi samler inn for ovennevnte formål inkluderer både opplysninger du selv oppgir i egenskap av å være  klient, eller den langt mer begrensede informasjonen vi samler inn når du bruker våre nettsider.

6. Hvordan sikrer vi dine personopplysninger?

Harris har etablert rutiner og tiltak for å sikre at uvedkommende ikke får tilgang til personopplysningene dine, og at all behandling av opplysningene for øvrig skjer i tråd med gjeldende rett. Tiltakene inkluderer blant annet tekniske systemer og fysiske prosedyrer for å ivareta informasjonssikkerhet og rutiner for å verifisere innsyns- og rettingsforespørsler

7. Når sletter vi personopplysningene?

Harris oppbevarer ikke personopplysninger lengre enn det som er nødvendig for å ivareta og følge opp de rettskrav som vil kunne springe ut av oppdraget eller tjenesten som vi har utført for deg, jf.  GDPR artikkel 17 nr. 3 bokstav b og e og punkt 4.4 over.

8. Hvem deler vi personopplysninger med?

Med mindre du har gitt særskilt samtykke til utlevering av personopplysninger, vil dine personopplysninger kun bli utlevert til andre der dette er nødvendig for å oppfylle vår oppdragsforpliktelse. Vi vil kunne dele personopplysninger med våre tekniske underleverandører, eller med offentlige myndigheter der det foreligger en lovfestet utleveringsplikt.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 211. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

9. Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

For å ta i bruk dine rettigheter må du rette en skriftlig henvendelse til behandlingsansvarlig. Det må i henvendelsen gå klart frem hva du krever innsyn i, ønsker rettet eller slettet. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

9.1. Trekke samtykke tilbake

Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake, ved å melde deg av abonnementet på nyhetsbrev. For å melde deg av, kan du benytte link til avregistreringsskjema som er inkludert i hvert nyhetsbrev. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

9.2. Rett til innsyn

Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, vil vi stille krav om at begjæringen skjer på en slik måte at vi kan verifisere identiteten til den som fremsetter begjæringen. Du kan lese mer om retten til innsyn på Datatilsynets nettsider.

9.3. Rett til retting eller sletting

Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger.  Som hovedregel vil vi ikke kunne imøtekomme henvendelser om sletting ettersom det i advokatvirksomhet som regel vil foreligge tungtveiende grunner for ikke å slette. Dette er begrenset til nødvendige og korrekte personopplysninger.  Hjemmelsgrunnlaget for ikke å slette etter at oppdraget er avsluttet, er GDPR artikkel 17 nr. 3 bokstav b og e.

9.4. Dataportabilitet

I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma, jf. også de advokatetiske regler. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

9.5. Klage til tilsynsmyndighetene

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, må du rette en henvendelse om dette til vår behandlingsansvarlig.

Er du etter avsluttet klagebehandling i firmaet fremdeles av den oppfatning at firmaets behandling av dine personopplysninger ikke er i overenstemmelse med gjeldende regelverk, kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

10. Vår bruk av informasjonskapsler (cookies)

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) til å loggføre bruken av Harris.no og planogbygningsrett.no. Formålet med dette er å føre statistikk over bruken og danne grunnlag for å kunne forbedre nettsiden. Du kan velge å avstå fra bruk av informasjonskapsler ved å endre innstillingene i din nettleser. Dette vil imidlertid kunne medføre at du ikke vil få tilgang til enkelte av våre tjenester. Du kan lese mer om hvordan vi bruker informasjonskapsler.

11. Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside.

12. Kontakt oss

Send oss en e-post til post@harris.no hvis du har spørsmål til hvordan vi behandler personopplysninger eller ønsker å be om innsyn, retting eller sletting mv.

Les mer om Cookies og personvern her.