Advokatens fem tips til styret ved en rehabilitering

Denne saken ble først publisert i Boligmentoren 25. august 2023. Forfatter er Olav B. Lund, Harris Advokatfirma AS.

Tips 1: Definer målsetningen (skriftlig)

Det er smart å lage et notat som beskriver hva man ønsker å oppnå med en rehabilitering, dvs. formålet. Et skriftlig dokument er å foretrekke, men det kan gjerne være digitalt. Dokumentet vil kunne være nyttig i den interne beslutningsprosessen, men også utad overfor bank, entreprenør og eventuell rådgiver.

Formålet med prosjektet bør avklares. Ønskes det kun å gjenopprette tilstanden fra da bygningsmassen var ny (utbedring/vedlikehold) eller er formålet å oppgradere konstruksjonene til dagens krav/standard? Hvilket arbeid/tiltak er det som ønskes gjennomført? Hvilket budsjett og evt. øvre kostnadsramme har dere? Hvilken tidsplan ser dere for dere?

Tips 2: Tenk gjennom organiseringen av prosjektet

Dersom prosjektet er stort eller komplisert, er det smart å bruke litt tid på tenke gjennom hvordan prosjektet organiseres. Skal det inngås én kontrakt med én entreprenør som tar seg av alt av planlegging og gjennomføring, eller er det mest hensiktsmessig å inngå flere separate kontrakter med flere entreprenører?

Kostnadshensyn kan tilsi at det rimeligste er å dele prosjektet i flere separate kontrakter, men dette kan medføre andre konsekvenser – som ikke nødvendigvis er like gunstige for borettslaget/sameiet. Dersom prosjektet deles i flere kontrakter, må man selv koordinere de ulike aktørene og dere har ansvaret for grensesnittene mellom kontraktene (uteglemte arbeidsoppgaver). Flere kontrakter ved en rehabilitering krever også mer administrasjon. Videre kan flere kontrakter gjøre det vanskeligere å vurdere hvem som er ansvarlig når noe går galt.

Det er også viktig å tenke på om man skal la entreprenøren(e) stå for prosjekteringen (tegninger, beregninger og valg av løsninger) eller om dere vil engasjere en egen rådgiver til dette.

Tips 3: Formaliser avtalene (skriftlig)

Ja, muntlige avtaler er også bindende, men det er vanskelig å bevise nøyaktig hva som ble avtalt muntlig. En god generell regel er å formulere det man har blitt enig om skriftlig og innhente signaturer. I dag finnes det mange verktøy for digital signering. Avklaringer og bekreftelser via e-post er også et godt alternativ.

En avtale bør inneholde en ryddig avklaring for hvilket arbeid som skal uføres, om krav i gjeldende teknisk forskrift skal innfris, pris og hvordan prisen skal beregnes (vederlagsformat), når betaling skal skje, entreprenørens frister, hvem som skal prosjektere arbeidet, hvem som skal vurdere og stå for eventuelle byggesøknader, og om man skal benytte seg av en standardkontrakt (f.eks. en NS-kontrakt).

Tips 4: Følg med ved utførelsen

Ved en rehabilitering vil det ofte vil være behov for å fatte noen beslutninger underveis. Her vil dere som oppdragsgiver måtte medvirke. Det oppstår nesten alltid behov for endringer eller tilleggsoppgaver når eldre konstruksjoner åpnes. Derfor er det klokt å være deltakende og aktiv når selve arbeidet starter.

Det er også viktig å delta på byggemøter og gjennomføre befaringer underveis. Det har vist seg at bilder som blir tatt i byggeperioden, er det ofte god nytte av.

Dersom det skal betales etter hvert som arbeidet utføres, bør det vurderes fortløpende om verdien av utført arbeid samsvarer med faktureringen. Det hender at entreprenører går konkurs midt i et prosjekt. Da vil eventuelle forskuddsbetalinger ofte være tapt.

Når arbeidet er ferdig, bør det alltid gjennomføres en felles befaring hvor feil og gjenstående arbeid påpekes. Det bør alltid skrives en protokoll fra befaringen med tilhørende mangelliste. Protokollen med mangellisten må oversendes til entreprenøren(e) samtidig som det reklameres. Å reklamere betyr å peke på feil/gjenstående arbeid og kreve dette utbedret/ferdigstilt.

Styret bør velge en eller flere representanter som ivaretar og administrerer borettslaget/sameiet sine interesser i prosjektet. Eventuelt kan man engasjere en ekstern rådgiver (prosjekt-/byggleder) til å ta seg av dette.

Tips 5: Søk råd hos advokat i tide

Ting går ikke alltid som planlagt ved en rehabilitering. Budsjettoverskridelser, forsinkelser og mangler er klassiske tema for uenighet.

Venter dere for lenge med å kontakte advokat, kan man risikere at ellers rettmessige krav går tapt. Det er viktig å forsikre seg om at den advokaten man engasjerer er ekspert på området. En advokat vil også kunne bistå med forhandlinger, eller tilrettelegge for mekling.

Normalt vil bygningsforsikringen dekke de vesentligste kostnadene med advokatbistand dersom man befinner seg i en tvist tilknyttet et rehabiliteringsprosjekt. Advokaten kan hjelpe med å avklare forsikringsdekningen og ha den fortløpende kontakten med forsikringsselskapet.