Høye byggesaksgebyrer? Nå må kommunen forsvare selvkost

Saken ble opprinnelig publisert i Estate Vest tirsdag 17. desember 2019 14:01

Kommunal – og moderniseringsdepartementet (KMD) svarte nylig på henvendelse fra Fylkesmannen vedrørende kommunens krav til å dokumentere selvkost i den enkelte sak.

Kommunens hjemmel til å kreve gebyr for saksbehandling fremgår av plan- og bygningsloven (pbl.) § 33-1. Kommunen kan gi forskrift om gebyr for arbeid som det etter pbl. eller tilhørende forskrifter påhviler kommunen å utføre. Altså de såkalte gebyrregulativene.

Gebyret kan ikke være høyere enn de nødvendige kostnadene kommunen har med slike saker – det såkalte selvkostprinsippet.

Forarbeidene til loven understreker at selvkost er den høyeste pris kommunen kan ta, og at gebyret ikke skal overstige kommunens nødvendige kostnader på sektoren. Med andre ord skal kommunen ikke tjene penger på gebyrbelagte tjenester.

Regelverket åpner for en viss grad av standardisering av gebyrsatsene med utgangspunkt i de gjennomsnittlige utgiftene for vedkommende sakstype.

Sivilombudsmannen uttalte i 2007 (2007/1279), med henvisning til en høyesterettsavgjørelse fra 2004 (Rt. 2004 s. 1603), at «Det synes i dommen forutsatt at selvkostprinsippet ikke bare krever at den enkelte sektor drives uten overskudd, men at selvkost også skal tilstrebes i den enkelte sak.»

Avviket mellom gebyrets størrelse i den enkelte sak og kommunens faktiske kostnader i saken kan dermed ikke være for stort.

Bergen kommune har som hovedregel til nå ikke praktisert dokumentasjon på beregning av selvkost i den enkelte sak, selv etter klar anmodning om slik dokumentasjon fra tiltakshaver ved søknad om reduksjon av urimelig gebyr, eller ved klage på avslag knyttet til søknad om slik reduksjon.

I Fylkesmannens henvendelse til KMD fremgår en tydelig frustrasjon knyttet til kommunens praksis. Når Fylkesmannen behandler klager på urimelige gebyr får de ikke tilsendt tilstrekkelig dokumentasjon fra kommunen knyttet til at gebyret faktisk står i forhold til selvkost.

Fylkesmannen stiller i henvendelsen blant annet spørsmål til hvilke krav til dokumentasjon Fylkesmannen kan kreve av selvkost i byggesaker.

KMD besvarte henvendelsen 14. November i år (sak 19/4726).

I uttalelsen vises det til at det ikke er uvanlig at kommunen i gebyrregulativet fastsetter gebyr på en angitt enhet, feks per boenhet, et areal eller antall dispensasjoner. Slike gjennomsnittsbetratninger er som utgangspunkt innenfor lovens rammer.

Men i større saker, eksempelvis i saker der kommunen fastsetter gebyr per boenhet, og der det i en søknad med mange boenheter medfører svært høye byggesaksgebyrer, må kommunen kunne fremlegge dokumentasjon på at dette er i samsvar med selvkost.

KMD uttaler at

«Der en slik oppbygging fører til at gebyret blir svært høyt i en konkret sak, vil det etter vår vurdering være visse krav til dokumentasjon av de faktiske kostnadene. Dette fordi en slik oppbygging av regulativet kan innebære en risiko for at gebyret kan overstige selvkost i en konkret byggesak. I slike tilfeller kan man ha en såkalt “atypisk” sak, det vil si en sak som fremstår som enkel å behandle, men som på grunn av store arealer eller eventuelt mange boenheter utløser høye gebyrer. I slike atypiske saker mener departementet at kommunen må kunne synliggjøre hvilket arbeid den har hatt med saken.»

I denne sammenheng henviser KMD til forvaltningsloven §§ 17 og 24 som regulerer kommunens plikt til å belyse saken tilstrekkelig godt og til å begrunne sine vurderinger.

Videre uttaler KMD at en måte å synliggjøre dette på er å vise hvor omfattende saksbehandlingen har vært ved for eksempel å redegjøre for hvilke oppgaver/aktiviteter de har utført i saken, hva som har vært krevende å få avklart, antall brev, antall møter etc. KMD fremhever som et alternativ at kommunen fører timer i hver enkelt sak. «En slik registering av timebruk i hver enkelt sak vil da også kunne nyttes som det statistiske grunnlaget som er nødvendig for å dokumentere at selvkostprinsippet etterleves.»

KMD går faktisk så langt at de presiserer at

«Dersom det ikke føres timer eller det ikke på annen måte med tilfredsstillende grad av sikkerhet kan dokumenteres hvilke kostnader kommunen har hatt i den enkelte saken, vil det etter forholdene være nødvendig å sette ned gebyret for å sikre at det ikke overskrider selvkost. For å ta stilling til dette i konkrete saker kan Fylkesmannen be kommunen dokumentere at kommunens faktiske kostnader i saken ikke overstiger selvkost».

Det er altså kommunen som sitter med risikoen ved å fakturere et gebyr som går utover selvkost i den konkrete saken. Videre er det kommunen som har bevisbyrden for å dokumentere at gebyret faktisk kun dekker selvkost.

Fylkesmannen kan i følge KMD, etter en konkret vurdering, også selv fastsette en reduksjon i gebyret der gebyret etter Fylkesmannens vurdering er vesentlig høyere enn sannsynlig selvkost i saken. Dette istedenfor å sende klagesaker i retur til kommunen. Da presiserer KMD at

«Når Fylkesmannen på skjønnsmessig grunnlag fastsetter et beløp bør dette være så lavt at det med tilstrekkelig grad av sikkerhet er innenfor selvkost. Det gjør at gebyret kan bli lavere enn kommunens faktiske utgifter i saken».

Til spørsmålet om det må skilles mellom små og store saker, presiserer KMD igjen at krav til dokumentasjon i den enkelte sak gjelder typisk i «saker som på grunn av store arealer eller eventuelt mange boenheter utløser høye gebyrer basert på et i utgangspunktet lovlig gebyrregulativ (…)». I praksis vil altså dokumentasjonskravet «antageligvis kun slå inn ved større gebyrer».

En må forvente at svaret fra KMD gjør at Bergen kommune (og andre kommuner med lignende praksis) endrer sin praksis og dokumenterer selvkost i saker med større arealer og/eller mange boenheter.