Korona – styremøter og generalforsamling

Stortinget vedtok den 26.05.2020 ny midlertidig lov om unntak fra krav til fysiske møter i foretakslovgivningen. Den nye loven erstatter forskriftene om det samme som var gitt med hjemmel i koronaloven. Loven legger til rette for at saksbehandlingen i selskaper kan skje uten fysiske møter, slik at smittevernet kan ivaretas. 

Mye kan gjennomføres uten å utsette seg eller andre for smittefare

Hovedregelen for ansvarlige selskap, kommandittselskap, aksjeselskap, allmennaksjeselskap, stiftelser, samvirker og finansforetak er at saksbehandlingen skal foregå i fysiske møter.

Under den ordinære lovgivningen kan styret i aksje- og allmennaksjeselskap behandle saker uten fysiske møter, så lenge saksbehandlingen er betryggende.

Stortinget har vedtatt at det gis midlertidig unntak fra kravet om fysiske møter for følgende organisasjonsformer:

• ansvarlige selskap,
• kommandittselskap,
• aksjeselskap,
• allmennaksjeselskap,
• stiftelser,
• samvirkeforetak og
• finansforetak som ikke er aksjeselskap.

Møtene i disse organisasjonsformene kan nå gjennomføres digitalt eller på annen måte uten fysisk møte.

Styremøter

Styreleder kan beslutte av styret skal behandle og avgjøre enhver sak digitalt uten at styremedlemmene er fysisk samlet. Det er en forutsetning at saksbehandlingen er betryggende. Kravet til betryggende saksbehandling innebærer at det enkelte styremedlem må ha fått tilstrekkelig bakgrunnsinformasjon om de saker som skal behandles, og at styremedlemmene har fått anledning til å fremme sine syn på sakene overfor de andre styremedlemmene. Alle styremedlemmene skal så vidt mulig få delta i en samlet behandling av de saker som behandles. Bruk av telefon eller videokonferanse legger til rette for en god meningsutveksling dersom hele styret kan kommunisere med hverandre samtidig.

Kravet til betryggende saksbehandlingen vil antakelig variere etter sakens alvorlighet og kompleksitet.

Dersom det avholdes fysiske styremøter, kan styremedlemmene kreve å få delta i møtet ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Det samme gjelder for daglig leder, revisor og andre som har rett eller plikt til å delta på møtet.

Generalforsamling

Styret kan beslutte at generalforsamlingen skal holdes uten fysisk møte. Styret kan bare treffe slik beslutning dersom det anses nødvendig for å avholde generalforsamling.

I de tilfeller generalforsamlingen skal holdes uten fysisk møte, må det i innkallingen opplyses om fremgangsmåten for å delta og stemme på generalforsamlingen. Styret skal sørge for at avholdelsen av generalforsamlingen er forsvarlig.

Husk at det skal føres protokoll fra møter.

Varighet

Unntaket gjelder fra 26. mai 2020 til 1. november 2020, men det må vurderes som sannsynlig at lovens gyldighet vil bli forlenget dersom smittevernsituasjonen tilsier det. Møter som er innkalt til før 1. november 2020, kan avholdes etter bestemmelsene i den midlertidige loven.

Dersom du har spørsmål knyttet til gjennomføring av styremøter eller generalforsamling i ditt selskap er det bare å ta kontakt med oss.