Hvordan gjennomføre møter i folkevalgte organer under korona-krisen

Fjernmøte som alternativ møteform

Flere kommuner har den siste tiden tatt i bruk fjernmøte som en alternativ måte å få gjennomført møtene på. Med fjernmøte menes møter der deltakerne ikke sitter i samme lokale, men at de via tekniske hjelpemidler likevel kan se, høre og kommunisere med hverandre.

Juridisk sett er det som utgangspunkt ikke fritt frem for kommunene å avgjøre hvordan slike folkevalgte møter kan gjennomføres. Et viktig demokratisk prinsipp er at alle har rett til å være til stede i møter i folkevalgte organer, såfremt ikke deler av slike møter skal være lukket. Regelen er viktig for den demokratiske kontroll, og fremgår av kommuneloven § 11-5.

Ved ny kommunelov i 2018 ble det inntatt en ny bestemmelse (§ 11-7) om nettopp fjernmøter. Denne bestemmelsen ga generell adgang til å benytte fjernmøter i folkevalgte organer, herunder kommunestyre.

Lovens vilkår for å anvende møteformen er at kommunestyret har besluttet, det vil si at de har fastsatt at det skal være adgang til det, jf. kommuneloven § 11-7. Visse unntak gjelder imidlertid for saker som behandles i lukket møte etter § 11-5.

Midlertidig forskrift om gjennomføring av fjernmøter

13. mars 2020 trådte det i kraft en ny forskrift om gjennomføring av fjernmøter i folkevalgte organer for å begrense spredning av COVID-19. Med denne forskrift ble også den tidligere forskrift om bruk av fjernmøte og skriftlig behandling opphevet.

I den nye midlertidige forskriften kan det utledes at:

Folkevalgte organer kan bestemme at møter skal gjennomføres som fjernmøte. Dette vil gjelde selv om kommunestyret ikke har truffet vedtak om at det folkevalgte organet skal ha adgang til å holde møter som fjernmøte, jf. forskriftens § 2.

• Organets leder må likevel som ledd i innkallingen til møtet treffe en beslutning om bruk av denne møteformen. Det er grunn til å anta at innkalling til møter kan skje per telefon, noe som var uttrykkelig bestemt i den tidligere forskrift.

Folkevalgte organer kan gjennomføre et fjernmøte selv om kommunen ikke har tekniske løsninger for å sikre at allmennheten får tilgang til møtet, jf. forskriftens § 3.

• Selv om det er åpnet for at fjernmøte kan gjennomføres uten at allmennheten får tilgang til møtet etter forskriftens § 3, må det likevel være en klar målsetning for enhver kommune å få møtene offentlige slik at prinsippet om møteoffentlighet etterstrebes så langt det er mulig.

Folkevalgte organer kan gjennomføre et fjernmøte selv om ikke alle medlemmene kan se hverandre, jf. forskriftens § 4.

• I den tidligere forskrift § 2 ble det derimot slått fast at alle møtedeltakerne skal kunne høre og kommunisere med hverandre under fjernmøte. Gjeldende regel må imidlertid bare forstås slik at gjennomføring uten at deltakerne ser hverandre bare skal finne sted hvor det virkelig skyldes tekniske utfordringer.

Folkevalgte organer kan gjennomføre fjernmøter også i de tilfeller der møtet er lukket, jf. forskriftens § 5.

Oppsummering

Den krevende situasjonen vi står overfor med COVID-19 er derfor ikke til hinder for at møtevirksomheten i folkevalgte organer blir gjennomført i stor grad etter planen, slik at også politiske vedtak kan treffes de neste ukene og månedene.

Den midlertidige forskriften gjelder i første omgang frem til 01.08.2020.