7 praktiske grep for bedre håndtering av mva i næringsleieavtaler

Den saken ble først publisert på Estatenyheter 11.11.2025

Standardavtalene for utleie av lokaler i næringseiendom som er utarbeidet av Norsk Eiendom m.fl. («Meglerstandarden») er oppdatert i 2025. Endringene omfatter også reguleringen og håndteringen av merverdiavgift.

Meglerstandarden er et godt utgangspunkt ved inngåelse av leieavtaler, men vår erfaring er at man må være bevisst på at de må tilpasses til det aktuelle leieforholdet. Det gjelder også håndteringen av merverdiavgiften. En gjennomtenkt og konkret tilpassing av merverdiavgiftsreguleringen senker risikoen for konflikt, øker den økonomiske forutberegneligheten, og kan også gi økonomisk gevinst til begge partene.

Her får du 7 erfaringsbaserte tips for hva partene i en leieavtale særlig bør tenke på når det gjelder regulering av merverdiavgift ved bruk av de ulike standardavtalene:

Tips nr. 1: Ha fokus på leietakerens konkrete fradragsrett for merverdiavgift

Utleier må bruke en frivillig registrering for at de skal kunne legge merverdiavgift på utleien. For både utleier og leietaker er dette ofte attraktivt fordi en utleier oppnår fradragsrett for inngående merverdiavgift. Får utleier lavere kostnader, kan leievederlaget senkes.

Det avgjørende vilkåret for bruk av frivillig registrering er leietakerens konkrete fradragsrett for merverdiavgift i den teoretiske situasjon at leietakeren selv eide leieobjektet. Dersom leietakeren – som en teoretisk eier av leieobjektet – ville oppnådd fradragsrett for merverdiavgift på oppføring og drift av leieobjektet, så kan utleier bruke frivillig registrering på leieforholdet.

Leietaker kan være registrert i Merverdiavgiftsregisteret, men likevel være diskvalifisert for fradrag for merverdiavgift. Leietaker kan også være kvalifisert for fradrag, men den konkrete bruken av leieobjektet medfører at leietaker likevel ikke får fradrag for merverdiavgiftskostnader relatert til leieobjektet. Utleier kan ikke bruke frivillig registrering i noen av disse tilfellene.

Meglerstandarden har bestemmelser knyttet til endringer i leietakerens virksomhet og endringer i merverdiavgiftsreglene. Standardavtalene har imidlertid for lite søkelys på endringer i leietakerens faktiske bruk av leieobjektet, og hvordan dette kan påvirke utleiers fradragsrett.

Leietaker kan blant annet være diskvalifisert for fradrag fordi den merverdiavgiftsmessige bruken av leieobjektet er for bagatellmessig eller sporadisk. Dette er en ulovfestet regel som kommer i tillegg til den lovfestede negative ubetydelighetsregelen (5%-regelen). En bruksendring ved at den merverdiavgiftsmessige bruken av leieobjektet senkes fra en dag i uken til en dag i måneden, eller fra 10 timer per dag til 1 time per dag, kan utfordre utleierens rett til bruk av frivillig registrering på leieavtalen.

Det er her også et poeng at ved en kontroll fra skattemyndighetene er det utleieren som må kunne dokumentere leietakerens tilstrekkelige fradragsberettigede bruk av leieobjektet.

Tips nr. 2: Vær bevisst på hvilke kostnader/betalinger som er del av Leien og hvilke som ikke er det

Meglerstandarden bestemmer at «Utleier har rett til å legge merverdiavgift med den til enhver tid gjeldende sats på Leien og eventuelle andre kostnader knyttet til arealer som skal omfattes av Utleiers [frivillige] registrering».

Når det gjelder leien, må partene vurdere konkret hvilke deler av leieobjektet som er omfattet av den frivillige registreringen. Denne vurderingen kan måtte gjøres helt ned på det enkelte rom i leieobjektet. Videre må Leien fordeles på arealet i leieobjektet dersom Leien ikke er fordelt likt per m2 utleid areal. Ofte er noe areal mer kostbart enn annet, og det kan tilsi at Leien ikke skal fordeles jevnt per m2 i utleid areal.

Merverdiavgiftsreglene pålegger utleier en dokumentasjonsplikt for kostnadene ved utleieobjektet. Reglene bestemmer at hvert bygg eller anlegg skal registreres slik at oppføringskostnadene kan spesifiseres for hver enkelt bruker. Dokumentasjonsreglene gjelder også for senere ombygginger, påkostninger mv. av arealer i bygget eller anlegget.

For «andre kostnader» bør partene vurdere om alle kostnadskomponentene har tilstrekkelig tilknytning til leieforholdet til at kostnadene skal ha samme avgiftsmessige behandling som Leien (tillegg av merverdiavgift eller ikke). Er det ikke tilstrekkelig tilknytning til leieforholdet, må den enkelte kostnadskomponent vurderes separat i forhold til merverdiavgiftsreglene. Typisk eksempel er i tilfeller hvor utleier leverer strøm til leietakerne. Praksis sier at strøm som medgår til normal oppvarming og belysning av lokalene anses som del av leien, mens strømleveranse utover dette anses som en separat merverdiavgiftspliktig vareleveranse.

Tips nr. 3: Avtalen bør åpne for regulering av Leien dersom utleier har fått økte merverdiavgiftskostnader

Meglerstandarden legger opp til en skadesløsholdelse for utleiers økte merverdiavgiftskostnader som har sin årsak i leietakerens endrede bruk av leieobjektet.

I mange tilfeller er det bedre for begge partene at Leien økes, og at utleier på denne måten får dekket sine økte kostnader knyttet til merverdiavgift. Dette gjelder særlig når det forut for leiestart eller tidlig i leieperioden blir klart at leietaker sin faktiske bruk av leieobjektet vil bli / er en annen enn det som var forutsatt ved inngåelsen av leieavtalen.

Avtalen bør derfor formuleres slik at den åpner for at økte merverdiavgiftskostnader hos utleier som har sin årsak i leietakers forhold kan håndteres som regulering av Leien og/eller som en skadesløsholdelse.

Tips nr. 4: Avtalen bør åpne for at utleier overtar leietakers justeringsrett

Merverdiavgiftsreglene innebærer at justeringsretter (latent fradrag for merverdiavgift) og justeringsplikter (latent tilbakebetaling av fradrag for merverdiavgift) for byggetiltak/kapitalvarer som leietaker har tilført leieobjektet overføres fra leietaker til utleier ved leieforholdets opphør.

Partene kan avtale avvik fra reglene i loven. Meglerstandarden bestemmer at leietaker beholder egne «justeringsforpliktelser». Etter ordlyden er det naturlig å forstå bestemmelsen slik at leietaker beholder egne justeringsplikter, mens justeringsretter overføres til utleier.

Vår erfaring er at verken utleier eller leietaker er tilstrekkelig oppmerksomme på hva Meglerstandardens bestemmelser egentlig innebærer. Vi opplever at utleiere ikke utnytter at de kan få tilbake merverdiavgift fra staten for den avgift som leietakeren allerede har betalt til staten i leieperioden.

Standardavtalen bestemmer også at leietaker skal gi utleier «dokumentasjon for arbeidene» når leietaker foretar endringer på leieobjektet.

Partene bør derfor vurderer konkret om leietakers justeringsposisjoner skal overtas av leietaker ved opphør av leieforholdet. Avtalen bør da også sikre leietakers «dokumentasjon for arbeidene» utarbeides på en måte som oppfyller de spesifikke kravene i merverdiavgiftsreglene for overføring av justeringsrett, slik at utleier enkelt kan nyttiggjøre seg justeringsretten.

Tips nr. 5: Det kan være økonomisk gunstig å organisere fremleie uten bruk av frivillig registrering

Meglerstandarden legger med god grunn opp til at fremleie krever samtykke fra utleier, jf. at fremleie kan få negative økonomiske konsekvenser for utleier.

Dersom den aktuelle fremleien gjelder til et eller flere selskap som er i konsern med leietaker, kan det være en mer lønnsom løsning for utleier at fremleien organiseres under en fellesregistrering av leietaker og fremleietaker, enn under en frivillig registrering av leietaker. Fremleie organisert som en fellesregistrering kan øke utleiers fradrag for merverdiavgift for areal til bruk for flere leietakere.

Partene bør derfor vurdere om det er en bedre løsning at leietaker og fremleietaker fellesregistreres, i stedet for at leietaker frivillig registres for fremleien.

Tips nr. 6: Avtal at leietaker skal melde endringer i bruk av leieobjektet

Meglerstandarden setter søkelys på situasjoner hvor utleier får økt «avgiftsmessig belastning» som følge av «Leietakers endrede virksomhet».

Det sentrale her er endringer i leietakerens bruk av leieobjektet. Bruken av leieobjektet kan endres uten at leietaker har endret sin virksomhet. Leietaker kan også endre sin virksomhet uten at dette medfører endring av bruken av leieobjektet i avgiftssammenheng.

Leietaker bør derfor også pålegges løpende rapportering ved endringer av sin bruk av leieobjektet, uavhengig av om dette er relatert til endret virksomhet eller ikke.

Tips nr. 7: Lag årlig erklæring for leietakers bruk som vedlegg til leieavtalen

Meglerstandarden bestemmer at leietaker hvert år i leieperioden skal besvare en erklæring for bruken av leieobjektet, og eventuelt fortelle om bygningsmessige endringer som er foretatt på leieobjektet i løpet av det aktuelle året.

Partene bør derfor bli enige om innholdet i en slik årlig erklæring, og gjerne at det lages en mal som vedlegg til leieavtalen. Partene bør også avtale at erklæringen skal endres korresponderende med endringer i dokumentasjonsreglene etter merverdiavgiftsloven.

Ikke minst må utleier sørge for å ha rutiner for å følge opp leietakernes plikt til å utstede erklæring om bruken av leieobjektet, da erklæringene er del av utleiers dokumentasjon overfor skattemyndighetene.