Tenk deg godt om før du setter deg på hjemmekontor i utlandet

Hjemmekontorforskriften

Den utstrakte bruken av hjemmekontor resulterte i forskriften om arbeid som utføres i arbeidstakers eget hjem (hjemmekontorforskriften), som trådte i kraft 5. juli 2022. Forskriften gjelder imidlertid ikke arbeid fra hjemmekontor i utlandet.

Arbeidsgiver har gjennom styringsretten rett til å bestemme hvor arbeidet skal utføres, og det er derfor opp til arbeidsgiver å bestemme om arbeidstaker kan jobbe fra hjemmekontor i utlandet. Denne artikkelen tar for seg utfordringer som både arbeidsgiver og arbeidstaker bør være oppmerksomme på før det besluttes at arbeidstaker skal få arbeide fra hjemmekontor i utlandet.

Utfordringer ved hjemmekontor i utlandet

Arbeidstaker kan risikere å miste trygdemedlemskapet

Hjemmekontor i utlandet kan få konsekvenser for arbeidstakers trygdemedlemskap og dermed også vedkommende sine trygderettigheter.

Hvis arbeidstaker arbeider i et annet EØS-land, opphører normalt medlemskapet i folketrygden i Norge. Dersom arbeidstaker arbeider i både Norge og et annet EØS-land, bevares normalt medlemskapet i folketrygden om han/hun arbeider mer enn 25 prosent i Norge. Arbeidstaker må i så fall gi beskjed til trygdemyndighetene i bostedslandet om at han/hun skal arbeide i flere land.

Ved hjemmekontor utenfor EØS skilles det mellom land hvor Norge har en trygdeavtale og ikke. Hovedregelen i trygdeavtalene er at arbeidstaker er omfattet av trygdeordningen i landet der han/hun arbeider. For arbeidstakere som skal ha hjemmekontor i land uten trygdeavtale, skilles det mellom enkeltstående arbeidsopphold og skiftevis arbeid. Hvis perioden med hjemmekontor bare skjer én gang beholder arbeidstaker normalt medlemskapet i folketrygden hvis oppholdet er ment å vare mindre enn 12 måneder. Ved skiftevis arbeid må oppholdet vare mindre enn 6 måneder hvert kalenderår.

Før det blir bestemt at en arbeidstaker skal arbeide fra hjemmekontor i utlandet bør det dermed undersøkes hvilke konsekvenser hjemmearbeidet vil ha for arbeidstakers trygdemedlemskap og -rettigheter.

Arbeidsgiver risikerer å betale høyere avgifter

Hvis en ansatt jobber på hjemmekontor i utlandet plikter arbeidsgiver å betale arbeidsgiveravgift til arbeidslandet, noe som også utløser rapporteringsplikter til landet. Dette kan ha økonomiske konsekvenser for arbeidsgiver, ettersom arbeidsgiveravgiften i enkelte land er svært høy (eksempelvis opptil 31,42 % i Sverige).

Det er også viktig å merke seg at selv om arbeidstakers medlemskap i norsk folketrygd opphører, medfører ikke dette nødvendigvis at plikten til å betale arbeidsgiveravgift til Norge bortfaller.

Arbeidsgiver må altså undersøke grundig hvilke konsekvenser hjemmekontor i utlandet kan få for betaling av lovpålagte avgifter.

Arbeidstaker kan bli skattepliktig til landet hvor han/hun arbeider

Svært mange land har regler som gjør at en arbeidstaker er skattepliktig til landet for lønn som er opptjent ved arbeid utført der. Arbeidstaker vil ofte også være skattepliktig til Norge som bosatt, slik at han/hun vil bli skattepliktig til to land for samme inntekt. Selv om dobbeltbeskatning normalt sett unngås, kan situasjonen føre til utfordringer med blant annet skattemeldinger. Et annet vanlig problem er at arbeidstaker på grunn av avvikende satser og regler i arbeidslandet ender med å betale noe høyere skatt enn det han/hun ville gjort i Norge.

For arbeidsgiver kan skatteplikten til det andre landet også føre til rapporteringsforpliktelser og plikt til å foreta forskuddstrekk.

Det bør avklares i avtalen om hjemmekontor hvorvidt arbeidsgiver eller arbeidstaker skal dekke eventuelle merkostnader som følge av skatteplikt til andre land enn Norge.

GDPR-forordningen stiller strenge krav til datasikkerhet

GDPR-forordningen fastsetter regler om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger, jf. art. 1. Kravene i forordningen gjelder uavhengig av hvor arbeidstaker utfører sitt arbeid. Ved hjemmekontor i utlandet kan det reises særlige utfordringer knyttet til disse kravene.

Forordningen krever blant annet at «[p]ersonopplysninger skal (…) behandles på en måte som sikrer tilstrekkelig sikkerhet for personopplysningene, herunder vern mot uautorisert eller ulovlig behandling og mot utilsiktet tap, ødeleggelse eller skade, ved bruk av egnede tekniske eller organisatoriske tiltak», jf. art. 5 nr. 1, bokstav f.

For å oppfylle disse kravene må arbeidsgiver sørge for trygge hjemmekontorløsninger der arbeidstakerne utfører sitt arbeid. Særlig problematisk er det om arbeidstaker tar med seg dokumenter som inneholder sensitive opplysninger ut av landet, eller laster dette ned lokalt. Arbeidsgiver må foreta en vurdering av risikoen ved de aktuelle hjemmekontorløsningene, og gjennomføre tiltak for å oppnå egnet sikkerhetsnivå, jf. art. 32 nr. 1.

Kravet om forsvarlig arbeidsmiljø gjelder også på hjemmekontoret

Arbeidsgiver kan ikke godkjenne at arbeidstaker arbeider fra hjemmekontor i utlandet før det er klargjort at den aktuelle arbeidsplassen oppfyller kravene i arbeidsmiljøloven kapittel 4. Loven stiller krav om et forsvarlig arbeidsmiljø, jf. §§ 4-1, 4-3 og 4-4.

Råd til arbeidsgiver som vurderer å tillate hjemmekontor i utlandet

Selv om det er ulike årsaker til at de ansatte ønsker hjemmekontor i utlandet, bør arbeidsgiver forsøke å oppnå et felles regelverk og policy for når hjemmekontor tillates. Et grunnleggende prinsipp i personalbehandling er hensynet til likebehandling (ikke-diskriminerende) behandling av ansatte. Hvis arbeidsgiver velger å innvilge hjemmekontor i utlandet til enkelte ansatte bør det derfor etableres klare krav/forventninger i arbeidsreglementet til i hvilke situasjoner dette er aktuelt.

Dersom arbeidstaker skal arbeide mer enn én måned fra utlandet, stiller arbeidsmiljøloven § 14-7 et absolutt krav om at skriftlig arbeidsavtale inngås før avreise. Dette gjelder uavhengig av om det allerede finnes en hjemmekontoravtale. I tillegg til minimumskravene for innholdet i en ansettelsesavtale må den skriftlige avtalen om hjemmekontor i utlandet regulere varigheten av arbeidet som utføres i utlandet, valutaen vederlaget skal betales i, eventuell kontant- og naturalytelse som er knyttet til utenlandsarbeidet og eventuelt vilkårene for arbeidstakerens hjemreise.

Uavhengig av om arbeidet omfattes av § 14-7 bør det inngås skriftlig avtale som fastsetter klare rammer for arbeidet fra hjemmekontor i utlandet.

Råd til arbeidstakere som ønsker hjemmekontor i utlandet

For arbeidstakere som ønsker hjemmekontor i utlandet kan det være lurt å tydeliggjøre for arbeidsgiver hvordan kravene til arbeidsmiljø og GDPR kan overholdes på hjemmekontoret. Det er likevel opp til arbeidsgiver å bestemme om hjemmekontor i utlandet skal godkjennes.

Arbeidstakeren må også sette seg inn i reglene for trygdemedlemskap, og være bevisst hvordan arbeidssituasjonen påvirker medlemskapet. Han/hun kan også være pliktig til å rapportene til trygdemyndighetene og skattemyndighetene i landet det arbeides fra.

Det lønner seg å ha god og tidlig dialog med arbeidsgiver, hvor man blant annet avklarer hvem som skal dekke eventuelle merutgifter som følge av hjemmekontorløsningen.