Overvåkning av de ansatte – snubletråder

Domstolene nekter at ulovlig innhentet bevis blir ført. I stedet for å avsløre en utro tjener, risikerer arbeidsgiver å måtte betale erstatning til arbeidstaker fordi de strenge krav som stilles for å kunne iverksette kontrolltiltak og til gjennomføringen ikke etterleves. Særlig aktuelt er gjennomsøking av e-post i arbeidstakers e-postkasse ved mistanke om ulovligheter. Ved en eventuell overvåkning eller innsyn må arbeidsgiver kjenne og følge de fastsatte prosedyrer for innsynet.

Kontrolltiltak kan bare gjennomføres hvor tiltaket har saklig grunn og ikke innebærer en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren. Det må foreligge en saklig grunn forankret i virksomheten. Begrunnelsen for å iverksette kontrolltiltaket må også utgjøre en saklig grunn overfor den enkelte ansatte som blir gjenstand for tiltaket.

De ansatte må også involveres i prosessen før tiltak besluttes og gjennomføres. Det er krav til drøfting og informasjon. Vilkårene for å kunne gjennomføre kontrolltiltak og kravene som må oppfylles før iverksetting fremkommer  nærmere i Arbeidsmiljøloven kapittel 9.

Selv om arbeidsgiver har begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på pliktene i arbeidsforholdet eller kan gi grunnlag for avskjed/oppsigelse må arbeidsgiver forholde seg til vilkårene for å kunne gjennomføre kontrolltiltak.

I forbindelse med innsyn i e-post er det særskilte regler i Personopplysningsforskriften. Blant annet skal den ansatte så langt mulig varsles i forkant og gis anledning til å være tilstede i forbindelse med gjennomføringen av innsyn. Det er også strenge krav til oppbevaring og behandling av informasjon innhentet i forbindelse med kontrolltiltak.

Det slurves med overholdelsen av både Arbeidsmiljøloven og Personopplysningsforskriftens krav. Arbeidsgivere etablerer f.eks satelittsporing i firmabilene uten å informere de ansatte, eller benytter installerte tiltak på en måte som avviker fra det som har blitt opplyst overfor de ansatte. Videre gjennomføres innsyn i e-post uten forutgående varsling i strid med Personopplysningsforskriften.

Manglende bevissthet om og sviktende gjennomføring av tiltakene i henhold til regelverket fører ofte til tvister i virksomheten. Selv om tiltakene har et fornuftig og ønskelig formål vil de kunne bli funnet ulovlige i ettertid dersom reglene ikke følges, og arbeidsgiver kan bli dømt til å betale erstatning til arbeidstakeren.

Arbeidsgivere bør derfor innhente kvalifisert rådgivning i forbindelse med vurdering av kontrolltiltak både i forhold til vurdering av egnet tiltak samt til gjennomføringen av kontrolltiltaket.